Xem thêm : Tour leader - Khóa học ngắn hạn nhưng hấp dẫn
Người điều hành tour phải đảm nhiệm rất nhiều công việc để thu xếp các chương trình du lịch cho du khách, trong đó có 3 công việc chính là: liên hệ đặt dịch vụ (nhà hàng, khách sạn…) - sắp xếp xe - điều hành hướng dẫn viên. Nếu tại công ty lữ hành, họ làm việc không có sẵn các dịch vụ này, họ sẽ phải liên hệ và trực tiếp làm việc với các bên cung cấp các dịch vụ ấy để đảm bảo sẽ hình thành lên một chuyến đi hoàn chỉnh cho khách hàng.
Công việc liên hệ với các đối tác này không yêu cầu quá nhiều nghiệp vụ phức tạp, nhưng đòi hỏi người điều hành phải có kĩ năng xử lý các đầu việc nhanh và chính xác, hơn hết là cần xây dựng một quy trình cụ thể và thông minh để giảm tải những thao tác mang tính chất lặp lại khi có quá nhiều booking cần xử lý.
1. Đối với các nhà cung ứng dịch vụ
Người điều hành trong các công ty du lịch có nhiệm vụ liên hệ với các nhà cung cấp để đặt các dịch vụ có trong tour của khách hàng. Cách thông thường để thực hiện công việc này là gọi điện, nhắn tin hoặc gửi email - những thao tác được lặp đi lặp lại gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất lao động.Thay vì gọi điện trình bày nội dung hay soạn một đoạn tin dài để thông báo cho phía cung cấp dịch vụ, giờ đây những nội dung ấy đã tự động có trong một email mẫu trên hệ thống. Người điều hành chỉ cần chọn “Đặt dịch vụ” và phía nhà cung cấp sẽ ngay lập tức nhận được yêu cầu.
Thêm một tính năng cũng vô cùng hữu ích ở phần mềm là phía nhà cung cấp có thể trả lời thư bằng cách ấn chọn vào đường link có trong email và điền thông tin vào một bảng mẫu. Sau thao tác này, hệ thống sẽ tự động cập nhật cho người điều hành biết rằng nhà cung cấp đã xác nhận yêu cầu.
2. Đối với nhà xe
Người điều hành chỉ cần chọn đúng các đoàn cần ghép xe. Hệ thống sẽ tự động tính tổng số người của các đoàn này và đưa ra chiếc xe có lượng ghế gần nhất với số người đó. Nếu không có phần mềm, người điều hành sẽ phải lặp lại công việc liên hệ với dịch vụ xe. Chế độ ghép xe tự động thực sự là một tính năng thông minh và rất cần thiết.
3. Đối với hướng dẫn viên
Việc liên hệ và điều phối hướng dẫn viên cũng được người điều hành thực hiện tương tự như với các nhà cung cấp dịch vụ khác. Các hướng dẫn viên sẽ nhận được email thông báo về lịch trình chuyến đi và phản hồi lại cho người điều phối biết khả năng tham gia của mình. Với những công ty có sẵn đội hướng dẫn viên, việc điều phối sẽ trở nên thuận tiện hơn nhiều bởi người điều hành sẽ tự chủ động phân bổ nhân sự của mình vào các thời gian thích hợp theo bảng lịch trình có sẵn.Là một nhân viên điều hành không chỉ giúp bạn hình thành cho bản thân mình và công ty một quy trình làm việc chặt chẽ, chính xác mà còn xây dựng niềm tin cho đối tác về một đơn vị chuyên nghiệp, linh hoạt. Các thao tác được thực hiện nhanh chóng sẽ đưa cho người điều hành thêm nhiều thời gian và cơ hội để tập trung vào những việc quan trọng hơn.
