Để đảm bảo cho những tour du lịch hoàn hảo nhất thì cần rất nhiều bộ phận. Tuy nhiên bộ phận quan trọng nhất có lẽ là những người điều hành tour. Các bạn có biết họ thực hiện công việc này như thế nào không? Tất cả đều theo quy trình điều hành tour từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc. Hãy xem các bước quy trình trong bài viết sau.
1. Bước chuẩn bị tour
Đây là bước khá quan trọng trong quy trình điều hành tour. Nó quyết định điểm dừng chân của mỗi chuyến đi cho khách du lịch. Trong bước này có rất nhiều bước nhỏ như sau
Chuẩn bị xe:
Đầu tiên những người điều hành tour sẽ liên hệ với đơn vị cung cấp để đặt xe. Chọn những xe có thời gian xuất bến phù hợp với lịch trình tour tương ứng. Tất nhiên họ cũng phải dự phòng những phương án cho những sự cố xảy ra từ nhà cung cấp. Khi đã liên hệ với xe thì báo cho nhà cung cấp số lượng xe, số lượng khách. Đồng thời cũng xin số điện thoại lái xe, các thông tin liên hệ khách. Sau đó sẽ liên lạc với lái xe để thông báo thông tin cụ thể.
Liên hệ với hướng dẫn viên du lịch:
Dựa vào bảng phân công công việc mà liên hệ với hướng dẫn viên cho hợp lý. Sau khi đã liên hệ với hướng dẫn viên cụ thể thì thông báo một số thông tin cho hướng dẫn viên. Cụ thể là tour du lịch đi đến địa điểm nào, lượng khách, điểm đón. Đồng thời yêu cầu hướng dẫn viên chuẩn bị các công việc để tour diễn ra thuận lợi.
2. Liên hệ với hướng dẫn viên chuẩn bị các công việc để tour diễn ra thuận lợi.
Liên hệ địa điểm lưu trú: Dựa trên yêu cầu của tour mà những nhân viên điều hành tour sẽ đặt phòng khách sạn cho hợp lý. Thông thường họ sẽ thống nhất với một số khách sạn trước đó và có một danh mục khách sạn sẵn. Khi cần chỉ việc liên hệ với bộ phận đặt phòng khách sạn và thông báo một số thông tin liên quan đến khách.
Cụ thể là số phòng, số giường, tiện nghi trong từng phòng. Họ cũng sẽ cung cấp thông tin về ngày nhận phòng, số ngày lưu trú và tên hướng dẫn viên đại diện.
Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ ăn uống:
Vấn đề ăn uống của khách du lịch cũng khá quan trọng. Thông thường họ cũng sẽ có những danh mục nhà hàng và liên hệ luôn. Tuy nhiên có trường hợp khách hàng yêu cầu khác thì phải tiến hành tìm kiếm và đánh giá chất lượng.
Khi đã có nhà hàng đạt yêu cầu thì liên hệ để nhận menu và báo giá cụ thể. Sau đó xác nhận và gửi hợp đồng. Lúc này sẽ xác nhận luôn ngày giờ phục vụ và cách thức thanh toán.
Bảo hiểm:
Bước chuẩn vị này cũng khá quan trọng để tránh những rủi ro khi thực hiện tour. Nhân viên điều hành tour sẽ liên hệ với đơn vị bảo hiểm để lập các hợp đồng bảo hiểm.
Lập phiếu tạm ứng với phòng kế toán:
Khi đã thực hiện việc chuẩn bị xong thì những nhân viên này sẽ tiến hành lập phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên. Đồng thời cũng tiến hành thủ tục chi cho những bên đối tác. Chẳng hạn như chi cho bảo hiểm, làm bảng xác nhận dịch vụ xe, lập chứng từ dịch vụ lưu trú, ăn uống cho phòng kế toán. Sau đó phòng kế toán sẽ kết toán vào cuối tháng.
3. Bước thực hiện tour
Đây là bước thứ hai trong quy trình điều hành tour. Trong bước thực hiện này cũng chia làm nhiều bước nhỏ như:
Đầu tiên là kiểm tra lại công tác chuẩn bị trước khi bắt đầu khởi hành là 4 tiếng. Khi phát sinh sự cố thì những người điều hành tour phải phối hợp với các bộ phận để giải quyết. Có những biện pháp thay thế để việc thực hiện tour được đảm bảo.
Sau khi đã kiểm tra toàn bộ công tác chuẩn bị tour thì giao công việc cho hướng dẫn viên. Cụ thể là hỗ trợ hướng dẫn viên làm thủ tục tạm ứng. Nhắc nhở hướng dẫn viên về tour, kiểm tra công tác chuẩn bị của họ cho chuyến đi. Sau đó giao phiếu đánh giá tour cho hướng dẫn viên
Và khi xe rời đi cho đến khi kết thúc thì những người điều hành tour đều phải theo dõi quá trình. Trước khi bắt đầu chuyến hành trình thì hướng dẫn viên phải liên hệ lái xe để đón xe, hướng dẫn khách lên xe. Nếu có sự cố chậm trễ của khách thì phải tìm phương án xử lý ngay lập tức. Người điều hành tour cũng phải thực hiện kiểm tra trong bước này.
4. Người điều hành tour cũng phải thực hiện kiểm tra trong quá trình thực hiện tour
Trong quá trình thực hiện tour, bất cứ sự cố nào mà hướng dẫn viên không xử lý được phải bảo ngay cho điều hành tour xử lý. Trong toàn bộ quá trình tour, hướng dẫn viên thực hiện công việc theo hướng dẫn điều hành tour. Toàn bộ các vấn đề phát sinh đều phải ghi vào nhật ký hành trình tour.
Công tác trả khách:
Khâu này cũng rất quan trọng nhầm lưu giữ ấn tượng về chuyến đi cho khách. Đầu tiên đó là liên hệ xe đưa khách trở lại vị trí theo yêu cầu của khách. Và nhất định hướng dẫn viên phải có lời cảm ơn khách khi đi tour của công ty. Sau đó gửi khách bản đánh giá tour. Hướng dẫn viên hướng dẫn khách ghi và thu lại bản đánh giá đó.
5. Bước tập hợp và báo cáo
Đây là bước cuối cùng trong quy trình điều hành tour. Bước này những nhân viên điều hành tour làm một số công việc kết thúc tour. Cụ thể là làm thủ tục quyết toán với kế toán theo bảng chi phí hướng dẫn viên đưa. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cho trưởng phòng điều hành tour. Kèm theo nhật ký tour và báo cáo sự cố xảy ra trong tour.
Trên đây là những bước trong quy trình điều hành tour. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về nghề điều hành tour du lịch.
