Hướng dẫn viên du lịch chính là ‘linh hồn” hay là người “thổi hồn” vào chương trình du lịch.
Một chương trình du lịch đòi hỏi sự phối hợp, triển khai, điều chỉnh, kiểm tra của nhiều bộ phận. Nhưng đến giai đoạn thực hiện chương trình trên thực tế với các hoạt động đón tiễn, ăn ở, đi lại, tham quan, thủ tục, mua sắm thì nhân vật trung tâm chính là hướng dẫn viên. Sự thành công của chương trình du lịch phụ thuộc một phần quan trọng vào hướng dẫn viên du lịch. Sản phẩm du lịch hay chương trình chỉ chuyển thành hiện thực thông qua hướng dẫn viên. Hướng dẫn viên du lịch chính là ‘linh hồn” hay là người “thổi hồn” vào chương trình du lịch. Những bản xác nhận dịch vụ, vé máy bay hay bàn giao mà điều hành công ty giao cho hướng dẫn cũng chỉ là ‘phần cứng”; sự uyển chuyển linh hoạt trong tổ chức thực hiện mới là khâu quyết định sự thành bại hay đúng hơn là sức sống của một chương trình du lịch.
Người hướng dẫn viên du lịch là người liên kết các mắt xích này lại, sản phẩm của các ngành dịch vụ tương ứng và sự tiêu thụ dịch vụ được thực hiện, các loại nhu cầu của du khách trong quá trình du lịch được thoả mãn và tức là sản phẩm du lịch được tiêu thụ. Từ đó có thể thấy dịch vụ hướng dẫn du lịch/ tổ chức thực hiện hợp đồng chương trình du lịch trên thực tế là cốt lõi và tiêu điểm của vòng tròn du lịch. Vì vậy, có thể nói “hướng dẫn du lịch là linh hồn của ngành du lịch”.
Ngay từ lúc lựa chọn hướng dẫn viên du lịch để hướng dẫn từng chương trình du lịch cụ thể, nhà điều hành cũng giống như các đạo diễn tuyển chọn diễn viên phải tiến hành hết sức thận trọng. Đây là một công việc không thể phân công máy móc, tuỳ tiện mà phải dựa vào khả năng, trình độ, sức khoẻ, sự am hiểu của từng hướng dẫn viên đối với mỗi chương trình du lịch cụ thể để phân công hợp lý nhất, nhằm phát huy hết khả năng, niềm hứng thú, say mê của mỗi hướng dẫn viên, tạo một kết quả thành công cho chuyến đi.
Ngược lại, người hướng dẫn viên trong quá trình thực hiện hoạt động của mình phải nắm vững chương trình du lịch được phân công, phải chuyển tải được cái hồn của chương trình làm cho du khách cảm thấy chuyến đi của họ đáng giá. Phải xác định được trong một chương trình du lịch, tại điểm nào làm cho khách hồi hộp, mong đợi? Điểm nào làm cho khách hứng khởi nhất? Phải sử dụng những thủ pháp như thế nào để tạo sự hấp dẫn, cuốn hút du khách? Phải xử lý các tình huống, sự cố xảy ra như thế nào? Sự am hiểu về tour tuyến, nắm bắt nhu cầu thông tin, biết nói những điều khách cần nghe, muốn nghe; biết phân bổ thời gian tham quan hợp lý; biết giúp đỡ những khi khách cần; biết cân đối thời gian nghỉ ngơi; biết phân chia những thông tin lúc nào, ở đâu phù hợp trên xe hay tại điểm, v.v… Tất cả đều thể hiện một sức sống của chương trình tour.
Đối với mỗi loại hình du lịch, mỗi điểm du lịch, mỗi đối tượng tham quan du lịch, hướng dẫn viên cũng cần có những phương pháp hướng dẫn riêng, những nét sáng tạo riêng như diễn viên với từng kịch bản, từng vai diễn của mình để tạo nên những chuyến đi khó quên, ghi lại nhiều ấn tượng đẹp trong lòng du khách.
